บทที่ 12

การนำซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ประยุกต์มาใช้ในการทำงาน

 

ความหมายและความสำคัญของซอฟต์แวร์

          ซอฟต์แวร์ (software) หมายถึง ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ใช้สั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามลำดับขั้นตอนการทำงานที่เขียนขึ้นด้วยภาษาของคอมพิวเตอร์ คำสั่งเหล่านี้เรียงกันเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ จากที่ทราบมาแล้วว่าคอมพิวเตอร์ทำงานตามคำสั่ง การทำงานพื้นฐานเป็นเพียงการกระทำกับข้อมูลที่เป็นตัวเลขฐานสอง ซึ่งใช้แทนข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ หรือแม้แต่เป็นเสียงพูดก็ได้ 

          การที่เราเห็นคอมพิวเตอร์ทำงานให้กับเราได้อย่างหลากหลาย เพราะมีซอฟต์แวร์ต่างๆ ช่วยสนับสนุนการทำงานเหล่านั้น เช่น ร้านค้าอาจใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำบัญชีที่ยุ่งยากซับซ้อน บริษัทขายตั๋วเครื่องบินใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในระบบการจองตั๋ว ธนาคารใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการจัดการข้อมูลต่างๆ ที่มีอยู่มากมาย ครูและนักเรียนใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการจัดพิมพ์เอกสาร ดังนั้น ซอฟต์แวร์จึงหมายรวมถึง โปรแกรมคอมพิวเตอร์ทุกประเภทที่ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้

ความสำคัญของซอฟแวร์

           การที่คอมพิวเตอร์ดำเนินการได้อย่างไรและก่อให้เกิดประโยชน์ได้มากน้อยเพียงใดนั้นจึงขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์จึงเป็นส่วนสำคัญของระบบคอมพิวเตอร์ หากขาดซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ก็ไม่สามารถทำงานได้ ซอฟต์แวร์จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นและสำคัญมาก ซอฟต์แวร์เป็นส่วนประกอบหนึ่งที่ทำให้ระบบสารสนเทศเป็นไปได้ตามที่ต้องการ

  à¸œà¸¥à¸à¸²à¸£à¸„้นหารูปภาพสำหรับ computer software images

ประเภทของซอฟต์แวร์

ประเภทของซอฟต์แวร์ สามารถแบ่งได้ 2 ประเภทคือ

                     - ซอฟแวร์ระบบ (System Software)

                        - ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)

                        -ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software)

 เป็นโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่เขียนขึ้นเพื่อควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์
ให้ประสานกัน และควบคุมลำดับขั้นตอนการทำงานของอุปกรณ์ต่าง ๆ ในระบบคอมพิวเตอร์ 
ซอฟต์แวร์ระบบที่นิยมแพร่หลาย ได้แก่ DOS, UNIX, WINDOWS, SUN, OS/2, NET WARE
เป็นต้น  

โปรแกรมระบบปฏิบัติการ

 (Operating Systems : OS) หรือ Supervisory Programs หรือ Monitors Programs

เป็นโปรแกรมที่สำคัญที่สุดอีกประการหนึ่งและมีความสลับซับซ้อนมาก ช่วยให้คอมพิวเตอร์สามารถควบคุม (Control) การปฏิบัติงานของเครื่องได้เองโดยอัตโนมัติและดูแลตรวจตราทุก ๆ การทำงานของฮาร์ดแวร์ในระบบคอมพิวเตอร์ นับตั้งแต่เปิดเครื่องจนกระทั่งปิดเครื่อง ทำหน้าที่เป็นตัวกลางเชื่อมระหว่างซอฟต์แวร์กับฮาร์ดแวร์

 

ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

         เป็นโปรแกรมที่เขียนขึ้นเพื่อใช้กับงานด้านใดด้านหนึ่ง เช่น งานทางด้านสถิติ

และสังคมศาสตร์ งานการพิมพ์ งานวาดภาพ เป็นต้น แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ดังต่อไปนี้

          ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

            ซอฟต์แวร์กระดานคำนวณ

การใช้ซอฟต์แวร์ระบบช่วยในการทำงาน

การใช้ซอฟต์แวร์ในการทำงานในชั้นเรียน

ในชั้นเรียนมีกิจกรรมที่นักเรียนจะต้องเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อช่วยในการทำงาน ดังนี้

  1. การพิมพ์เอกสาร
    การพิมพ์เอกสาร เช่น รายงาน จดหมาย บทความ เป็นต้น นิยมใช้โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing) เช่น 
    ไมโครซอฟต์เวิร์ด เวิร์ดสตาร์ และปลาดาว writer เป็นต้น
        โปรแกรมประมวลผลคำมีหลักการ คือ จำลองหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เป็นเหมือนแผ่นกระดาษ มีการกำหนดกั้นหน้า กั้นหลัง ด้านซ้าย-ขวา บน-ล่าง แล้วมีตำแหน่งการพิมพ์บนหน้ากระดาษนั้น ผู้พิมพ์สามารถพิมพ์เอกสารย่อหน้า เว้นวรรค และสร้างภาพประกอบข้อความได้ ลบแก้ไข และคัดลอกเอกสารได้ 
        ดังนั้น ในชั้นเรียนปัจจุบันจึงนิยมใช้คอมพิวเตอร์ในการสร้างงานด้านเอกสารเป็นหลัก 
  2. การสร้างตาราง
    การสร้างตารางเป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบเป็นแถวและคอลัมน์เพื่อความสะดวกในการคำนวณหรือประมวลผล เช่น บัญชีรายรับ-รายจ่าย บัญชีเงินเดือน และแฟ้มประวัติบุคคล เป็นต้นโปรแกรมตารางงานเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า Spreadsheet เช่น โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซล โปรแกรมปลาดาวตารางงาน และโลตัส เป็นต้น
         หลักการทำงานของโปรแกรมประเภทนี้ คือ การสร้างกระดาษทำการ หรือกระดาษคำนวณขนาดใหญ่ขึ้นมา แล้วแบ่งออกเป็นช่อง ๆ แต่ละช่องสามารถพิมพ์ตัวหนังสือ ตัวเลข สูตรคำนวณต่าง ๆ ดังนั้นการสร้างตารางจึงเหมาะกับงานด้านบัญชี หรือตัวเลขที่นำมาคำนวณประมวลผล
    3. การสร้างกราฟ
        กราฟเป็นการนำเสนอข้อมูลในรูปของแผนภาพ ทั้งแบบ 2 มิต และ 3 มิติ ลักษณะของกราฟที่นิยมใช้กัน คือ กราฟแท่ง กราฟวงกลม กราฟเส้น และกราฟแท่งแนวนอน การสร้างกราฟโดยปกติใช้โปรแกรมสำเร็จรูป คือ ไมโครซอฟต์เอ็กเซล เพราะได้รวมเอาคุณสมบัติที่โดดเด่นของการสร้างกราฟไว้ครบถ้วน ทั้งยังสามารถโอนไฟล์ไปร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้
    4. การออกแบบ

    การออกแบบ เช่น ออกแบบบ้าน ออกแบบกล่องใส่ปากกา-ดินสอ ออกแบบเสื้อผ้า ออกแบบโต๊ะ-เก้าอี้ เป็นต้น

การออกแบบด้วยคอมพิวเตอร์มีโปรแกรมสำเร็จรูปหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ เช่น โปรแกรม AutoCad โปรแกรมPhotoShop และโปรแกรม Freehand เป็นต้น   โปรแกรมประเภทนี้จะออกแบบหน้ากระดาษให้เป็นพื้นที่ว่าง ๆ และมีเครื่องมือสำหรับออกแบบไว้ให้ผู้ใช้งาน
สามารถนำเครื่องมือมาสร้างแบบเป็นรูปทรงต่าง ๆ ได้ตามต้องการ 

  1. การนำเสนองาน
    การนำเสนองานก็เป็นบทบาทอีกประเภทหนึ่งของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในชั้นเรียน กล่าวคือ เป็นการนำเสนองานที่ได้สร้างไว้แล้วจากโปรแกรมต่าง ๆ เช่น เอกสารจากโปรแกรม Word ตารางจากโปรแกรมตารางงาน แล้วนำมาเสนอแก่ที่ประชุมหรือเพื่อน ๆ ร่วมห้องให้ทราบโปรแกรมการนำเสนอที่ได้รับความนิยม คือ โปรแกรมไมโครซอฟต์ PowerPoint   ลักษณะของโปรแกรมประเภทนี้จะมีเครื่องมือช่วยให้ผู้ใช้สร้างภาพและตกแต่งสไลด์ได้อย่างสวยงาม ใส่ภาพเคลื่อนไหวและบันทึกเสียงประกอบการนำเสนอได้    

การบีบอัดข้อมูล

การบีบอัดข้อมูล (data compression) เป็นสาขาวิชาหนึ่งในวิทยาการคอมพิวเตอร์ หมายถึง การศึกษาวิธีการในการจัดเก็บข้อมูล ที่ทำให้ใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บน้อยลง

การบีบอัดข้อมูล มีความสำคัญในระบบการสื่อสารและจัดเก็บข้อมูล เนื่องจากทำให้เก็บหรือรับส่งข้อมูลได้มากขึ้น โดยใช้เนื้อที่เท่าเดิม (คำว่าเนื้อที่นี้ อาจจะเป็นเนื้อที่จัดเก็บข้อมูล หรือเนื้อที่ในช่องสัญญาณก็ได้)

การบีบอัดข้อมูลแบ่งได้เป็นสองประเภทใหญ่ ๆ ตามคุณภาพของข้อมูลที่ถูกบีบอัดแล้ว คือ

1.การบีบอัดข้อมูลแบบไม่สูญเสีย (lossless data compression) เช่น การบีบอัดข้อมูลแบบ LZW ฯลฯ

2.การบีบอัดข้อมูลแบบสูญเสียบางส่วน (lossy data compression) เช่น การบีบอัดภาพแบบ JPEG, การบีบอัดเสียงแบบ MP3 ฯลฯ

การตรวจสอบไวรัสคอมพิวเตอร์

วิธีเบื้องต้นตรวจสอบว่ามีไวรัสในคอมพิวเตอร์หรือไม่อันดับแรกเลยจะเป็นการเช็คแบบขั้นพื้นฐานที่เราทุกคนสามารถทำได้ ถึงแม่ว่าจะไม่ค่อยมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ก็สามารถทำตามได้

  1. เช็ค Folder option การเช็ค Folder option นั้นเป็นวิธีเช็คแบบง่ายๆซึ่งไม่ค่อยมีประสิทธิภาพซักเท่าไรแต่ถามว่าสามารถเช็คได้ไหม ตอบได้เลยว่าสามารถเช็คได้วิธีการเช็คนั้นง่ายแสนง่ายเลยอับดับแรกเลยนะให้เข้าไปที่ไดร์ D ครับหลังจากนั้นไปที่ Tools เมื่อคลิกแล้วจะปรากฏหัวข้อขึ้นมา 4 หัวข้อและที่หัวข้อสุดท้ายจะเป็นของ Folder option กรณีที่เครื่องนั้นไม่มี Folder option แสดงว่าเครื่องของคุณติดไวรัสแล้วละ วิธีนี้เป็นวิธีการเช็คเบื้องต้นเท่านั้นอาจจะไม่สามารถตรวจสอบได้ทั้งหมด
  2. เช็คในส่วนของ Task Manager วิธีนี้ก็สามารถบอกเราได้ว่าเครื่องของเรานั้นติดไวรัสหรือไม่เช่นกัน วิธีการก็มีง่ายๆดังนี้ เมื่ออยู่ในหน้าจอปกติให้เราทำการ กด Alt+Ctrl+Delete หากเครื่องของเรายังไม่โดนไวรัสเล่นงาน คำสั่ง Task Manager จะต้องขึ้นมาเมื่อเราเรียกใช้งาน หากเรียกใช้งานแล้วคำสั่งดังกล่าวไม่ขึ้นมาเบื้องต้น สันนิษฐานได้เลยว่าเครื่องของเรานั้นติดไวรัสแน่ วิธีนี้จะเกิดขึ้นกับเครื่องที่โดนไวรัสเล่นงานค่อนข้างจะเยอะแล้วนะ
  3. เช็ค คำสั่ง RUN เบื้องต้นคำสั่ง Run นั้น เป็นคำสั่งพื้นฐานที่เมื่อเรียกใช้งานแล้วตัวโปรแกรมจะต้องแสดงขึ้นมา การเช็คก็ง่ายๆเลย ในหน้าจอปกติให้เรา กดปุ่ม วินโดว์ (คือปุ่มที่อยู่ระหว่าง ปุ่ม Ctrl และปุ่ม Alt ลักษณะจะเป็นรูปธงนะ) กดปุ่มวินโดว์ค้างไว้แล้วหลังจากนั้นตามด้วยตัว R ครับ เมื่อตามด้วยตัว R แล้วนั้น หน้าต่างของคำสั่ง Run นั้นจะต้องแสดงขึ้นมา หากไม่มาหรือไม่สามารถเรียกใช้คำสั่งดังกล่าวได้ แสดงว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณนั้น โดนไวรัสแล้วละ

      4. เช็คโดยการคลิกขวาที่ ไดร์ C, D หรือไดร์ ต่างๆแล้วตัวหนังสือเพี้ยนไป เช่น เมื่อคลิกที่ไดร์ แล้วปรากฏว่า open หายไปหรือ มีคำว่า open 2 อัน หรือว่า ตัวหนังสือของคำว่า open นั้น หนาผิดปกติ กรณีนี้ ไม่จำเป็นต้องเป็นคำว่า open เท่านั้นอาจจะเป็นในหัวข้อของ explore ก็เป็นได้ ซึ่งวิธีนี้ต้องอาศัยการสังเกต ค่อนข้างจะไม่ค่อยเห็นถึงความแตกต่างซักเท่าไรแต่ด้วยความแตกต่างที่มองไม่ออกนี้จะเป็นช่องโหว่อย่างดีที่จะทำให้เจ้าไวรัสพวกนี้อาศัยช่องโหว่ดังกล่าวเข้ามาทำร้ายเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรานั่นเอง 

     5. เครื่องถูกตั้งรหัสเอง โดยที่เราไม่ได้เข้าไปจัดการเลย ในกรณีนี้อาการจะเป็นคล้ายกับการตั้งรหัสเข้าเครื่องนั่น เองแต่ที่แท้จริงแล้วเราไม่ได้เป็นผู้เข้าไปตั้งเลย ลักษณะแบบนี้ผู้ใช้เองแทบจะไม่รู้ตัวเลยด้วยซ้ำ ว่าเครื่องของเรานั้นโดนไวรัส แต่หารู้ไม่ว่านี่เป็นอาการเริ่มแรกเท่านั้น และเมื่อใช้ไปนานๆ เครื่องของคุณก็จะมีอาการ ผิดปกติขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้นเมื่อเกิดอาการดังกล่าว สันนิษฐานได้เลยว่าเครื่องของเรานั้นติดไวรัส แต่ก่อนอื่นนั้นต้องมั่นใจก่อนนะว่าไม่มีใครเข้าไปยุ่งเครื่องของเราจริงๆ

    6. เช็ค Folder.exe วิธีการนี้จะรวมไปถึงเจ้าไวรัส .exe บางตัวด้วย อาการก็คือว่า Folder จะเป็น สีเหลือง เข้มผิดปกติ และไม่สามารถดับเบิ้ลคลิกได้ หรือ ดับเบิ้ลคลิกแล้วไม่มีอะไรเกิดขึ้นนั่นเอง กรณีนี้เตรียมทำใจได้เลยเพราะเมื่อใดที่คุณ ดับเบิ้ลคลิกเข้าไปแล้วนั้นแน่นอนครับว่าเครื่องของคุณนั้นติดไวรัสแน่นอนวิธีแก้ไขนะ เมื่อสงสัยหรือเห็นถึงความผิดปกติเช่น ลักษณะของตัวอักษรเพี้ยนไปอันดับแรกให้เข้าไปที่ Tool แล้วเลือก Folder option หลังจากนั้นไปเลือกที่ View หาหัวข้อ Hidden files and folder หัวข้อย่อยในนั่นให้เลือกไปที่ Show Hidden File And Folder  เพื่อโชว์ไฟล์ที่ถูกเจ้าไวรัสนั้นเอาไปซ่อน หลังจากนั้น มองหาหัวข้อ Hide extensions for known file types และ Hide protected operating system files เครื่องหมายที่ติ๊กหน้าหัวข้อทั้งสองออก หลังจากนั้นกด Apply แล้วก็กด ok เมื่อกดเรียบร้อยแล้วให้เข้ามาเช็คที่ ไดร์ ดูว่ามีไฟล์ folder.exe ปรากฏอยู่หรือเปล่า ถ้ามีอยู่นะให้ทำการลบโดยใช้โปรแกรม Unlocker เพราะว่าไฟล์ดังกล่าวเป็นไวรัสแน่นอน เพราะโดยปกติแล้วไฟล์ที่เป็น folder นั้นจะไม่เป็น .exe 
      นี่คือวิธีการเช็คเบื้องต้นเท่านั้นซึ่งอาจจะได้ผลไม่ 100 % แต่สามารถจัดการไวรัส .exe ได้ อย่างแน่นอนแต่ต้องอาศัยความเข้าใจและการสังเกต เพื่อปัองกันการลบไฟล์ผิด และที่อยากแนะนำ ให้ใช้โปรแกรม unlocker ในการลบจะได้ผลดีกว่าลบโดย การกด Shift+delete ที่สำคัญอย่าเข้าไปลบใน ไดร์ เด็ดขาดเลยเพราะในส่วน ของ ไดร์ นั้นจะประกอบไปด้วยไฟล์ของวินโดว์ต่างๆ 

7. เช็คการทำงานของ CPU วิธีนี้เป็นการเช็คดูว่า cpu ของเรานั้นทำงานผิดปกติหรือไม่วิธีตรวจสอบนะกด เข้า Task Manager หลังจากนั้นเลือกไปที่หัวข้อ Performance ให้สังเกตดูที่หัวข้อ CPU Usage ดูว่าทำงานอยู่ที่กี่ % หากรันที่ 100% ตลอดโดยที่เราไม่ได้รัน โปรแกรมใดๆเลยแสดงว่าเครื่องเรานั้นโดนไวรัสแล้วเพิ่มเติมอาการดังกล่าวอาจส่งผลให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเรานั้น Restart เอง หรือบางครั้งอาจทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเรานั้นดับเองได้ด้วย หากเครื่องของท่านตอนนี้มีอาการ ค้างๆแล้ว restart เองบ่อยๆนะลองเข้ามาเช็คการทำงานของ CPU ได้เลย

ทั้งหมดนี้เป็นการเช็คเครื่องคอมพิวเตอร์เบื้องต้นเท่านั้น ว่าเครื่องของเรานั้นติดไวรัสอยู่หรือไม่ซึ่งที่จริงแล้ววิธีการตรวจสอบมีอีกมากมายแต่วิธีที่นำมาแนะนำนั้นเป็นวิธีที่เราสามารถทำได้ด้วยตัวเองถึงไม่มีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์มากนักก็สามารถเช็คและตรวจสอบเองได้และไม่ส่งผลกระทบใดต่อเครื่อง ส่วนผลของการเช็คอาจจะไม่ออกมาตรงตามที่ผมได้แจ้งข้อมูลไว้ก็ได้ซึ่งขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายๆอย่างเช่น เวอร์ชั่นของวินโดว์ การปรับแต่งของวินโดว์นั้นๆ เป็นต้น 

การใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ช่วยในการทำงาน

ซอฟต์แวร์ประยุกต์(application software)        เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้กับงานด้านต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้โดยตรง ปัจจุบันมีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ใช้งานทางด้านต่าง ๆ ออกจำหน่ายมาก การประยุกต์งานคอมพิวเตอร์จึงกว้างขวางและแพร่หลาย เราอาจแบ่งซอฟต์แวร์ประยุกต์ออกเป็นสองกลุ่มคือ ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นใช้งานเฉพาะ ซอฟต์แวร์สำเร็จในปัจจุบันมีมากมาย เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ฯลฯ

4.1 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป
      ซอฟแวร์ประยุกต์ทั่วไป (general purpose software) เป็นซอฟแวร์ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานให้เหมาะสมกับลักษณะงานของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ เช่น การจัดพิมพ์รายงาน การนำเสนอ เป็นต้น 

ซอฟต์แวร์ประมวลคำ(word processing software) เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้สำหรับการพิมพ์เอกสาร สามารถแก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดรูปแบบเอกสารได้อย่างดี เอกสารที่พิมพ์ไว้จัดเป็นแฟ้มข้อมูล เรียกมาพิมพ์หรือแก้ไขใหม่ได้ การพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็มีรูปแบบตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบ เอกสารจึงดูเรียบร้อยสวยงาม ปัจจุบันมีการเพิ่มขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประมวลคำอีกมากมาย ซอฟต์แวร์ประมวลคำที่นิยมอยู่ในปัจจุบัน เช่น วินส์เวิร์ด จุฬาจารึก โลตัสเอมิโปร

ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (spread sheet software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการคิดคำนวณ การทำงานของซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ใช้หลักการเสมือนมีโต๊ะทำงานที่มีกระดาษขนาดใหญ่วางไว้ มีเครื่องมือคล้ายปากกา ยางลบ และเครื่องคำนวณเตรียมไว้ให้เสร็จ บนกระดาษมีช่องให้ใส่ตัวเลข ข้อความหรือสูตร สามารถสั่งให้คำนวณตามสูตรหรือเงื่อนไขที่กำหนด ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ตารางทำงานสามารถประยุกต์ใช้งานประมวลผลตัวเลขอื่น ๆ ได้กว้างขวาง ซอฟต์แวร์ตารางทำงานที่นิยมใช้ เช่น เอกเซล โลตัส

ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (data base management software) การใช้คอมพิวเตอร์อย่างหนึ่งคือการใช้เก็บข้อมูล และจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ จึงจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล การรวบรวมข้อมูลหลาย ๆ เรื่องที่เกี่ยวข้องกันไว้ในคอมพิวเตอร์ เราก็เรียกว่าฐานข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจึงหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการเก็บ การเรียกค้นมาใช้งาน การทำรายงาน การสรุปผลจากข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ เช่น เอกเซส ดีเบส พาราด็อก ฟ๊อกเบส

ซอฟต์แวร์นำเสนอ (presentation software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับนำเสนอข้อมูล การแสดงผลต้องสามารถดึงดูดความสนใจ ซอฟต์แวร์เหล่านี้จึงเป็นซอฟต์แวร์ที่นอกจากสามารถแสดงข้อความในลักษณะที่จะสื่อความหมายได้ง่ายแล้วจะต้องสร้างแผนภูมิ กราฟ และรูปภาพได้ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์นำเสนอ เช่น เพาเวอร์พอยต์ โลตัสฟรีแลนซ์ ฮาร์วาร์ดกราฟิก

 ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิก   เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เหมือนกระดานหรือสมุดวาดเขียนที่ผู้ใช้สามารถสร้างภาพเขียนได้ และมีอุปกรณ์ที่ช่วยในการวาดรูป เช่น ปากกาช่วยวาดลายเส้น พู่กันระบายสี และยางลบช่วยลบลายเส้นหรือสีที่ไม่ต้องการได้นอกจากนี้สามารถนำแฟ้มข้อมูลที่เป็นรูปภาพที่ถ่ายโดยใช้กล้องถ่ายรูปดิจิตอลมาแก้ไขตกแต่งได้ โดยซอฟต์แวร์จะมีเครื่องมือที่สามารถปรับเปลี่ยนความเข้มของแสง ปรับเปลี่ยนความแตกต่างของสีวัตถุในภาพ และสามารถตัดแปะองค์ประกอบของภาพหลาย ๆ ภาพ มาสร้างเป็นภาพใหม่ได้เหมือนการสร้างศิลปะ นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนลักษณะของภาพ ลักษณะของสีให้มีพื้นสีแบบต่าง ๆ ได้ ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกที่เป็นที่นิยม เช่น โปรแกรมโฟโทชอพ (PhotoShop) โปรแกรมเพนท์บรัช (Paint Brush) โปรแกรมเพนท์ชอพ (Paint Shop)

  ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกบางโปรแกรมสามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์นำเข้าสแกนเนอร์ เพื่อจัดการนำเข้าข้อมูล  โดยแปลงข้อมูลรูปภาพให้เป็นข้อมูลแบบดิจิตอล และจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูลเพื่อนำมาแก้ไขต่อไป